第11章

                                    

        下面介绍6条原则，帮助你认清在一份职务说明书的制定过程中的重要——但常常被忽视的——步骤。

        一切向前看

        如今人们的“职务”中所涉及的任务和职责和10年前大相径庭。实际上，在当今大多数企业里，人们的工作任务和职责结合了许多其他的任务和职责。因此，目前所使用的许多职务说明都已过时了。如今的工作范围比以往有很大的拓宽，人们所承担的职责大大增加，因此职务说明中应该将这部分增加的专业技能涵盖进来。

        这对于你来说有什么意义呢？当你在制定职务说明时，不能只看以前的工作历史。相反，要根据企业目前的需求和长期发展目标，关注目前实际的职务内容和将来可能发生的变化，制定适合的职务说明书。

        正确区分工作任务需要和任职资格

        一项任务就是人们具体做的事：记录顾客打电话预订的菜单、送Pizza、保持计算机网络在线并运行正常等。任职资格就是指人们的专业技能、专长或人们从事某种工作的任职条件，例如持有驾驶证、性格乐观或熟悉电脑网络等。

        要尽量避免犯二者之间概念混淆的通病。要求自己在考虑人们完成工作任务和承担职责所需的特定专长之前，先明确地界定工作任务和职责各是什么。

        设定优先顺序

        一份写得好的职务说明书不单单包括工作所需的任务和职责的明细，更要能反映出事情的优先顺序。换句话说，好的职务说明书要能够在核心任职能力的基础上，区分出什么样的任务和职责是重要的，什么是次要的。

        别陷入困局

        资格证书包括学位证书和执照等，代表候选人通过某种考试或完成某类学业的证明，是候选人取得的官方认可。对于某些工作而言，资格证书是必须具备的。（例如，送Pizza的人需要有驾驶执照；你聘用的外科医生需要获得医疗委员会的许可执照。）有时候，当你遇到应征者人数过多、实在忙不过来的情况下，可以把资格证书当作门槛先筛掉一部分人。（例如，你只考虑拥有学士学位或同等学力的候选人。）

        与此同时，在实际处理过程中，你也要有一定的灵活性。如果你偏爱某个候选人——例如该人选的高学历——或许对于所招聘的岗位来说不是必需的条件，特别是你对某个候选人的丰富的工作经验和取得的成就有所偏爱时，你可以灵活地处理问题。而在招聘中高级管理职位时，尤其如此。最重要的是，你要确认你所要求的资格证书对于评判候选人的能力有直接影响，确保所招聘到的候选人日后有可能成为企业最优秀的员工。

        别忽略软技能

        诚然，每一个职位都有其专业上的要求，这些要求一般是你同主管经理共同商定的，但也不要忽视候选人的软技能，软技能的范围很广，但也是甄选候选人的关键性的条件。这些技能包括能与各层次的人们沟通的能力、专业技能、背景、团队合作的能力（作为团队的领导者或者队员）以及其他因素，例如，强烈的职业道德感、高效地、有创造性地解决问题的智慧。如果候选人在这些方面能力不够——即使候选人有扎实的专业技能和工作经验——也无法保证他们一定能够适应企业快速变化的发展要求，而这种快速变化在当今的商业领域是难免的一个部分。

        想一想：当你看到一个个CEO们将企业办得很成功时，你很少听到关于他们专业技能的介绍——财务、营销、工程或者管理——而更多的是关于他们较强的人际能力的介绍。你一定希望你企业的员工具备沟通技巧、领导力、合作能力以及进行变革的能力。

        确保工作是可执行的

        直到你所聘用的员工开始工作时，你方才发现有些职务说明制定得很不成功。因此，你必须确保你所制定的职务说明是可执行的。记住，工作的可执行性并非取决于需要完成的任务的数量。其中一个决定因素是这些任务的相容性。例如，大多数人认为，一个员工的创造力也许非同寻常，但是并不总能胜任一些讲求细节的任务。同样地，有些人的最佳状态表现在通过自己的能力完成复杂的、分析性的工作的时候，一般说来，这些人的性格往往偏于内向而不是外向。在这里我们得到的启示是，当你将一大摞的任务写进职务说明书的时候，不要让这个职务成为只有极少数人能够胜任的工作，而将大多数人拒之门外。

        尽量明确

        你不必非得先成为威廉·莎士比亚才能制定出一份职务说明书，然而，你得体味不同词语在表达上的细微差别。你需要斟酌用词，确保你的表达清楚地说明该份工作的实际要求。
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